Przechowywanie dokumentów w archiwum – jak długo?

Przechowywanie dokumentów to coś z czym będzie się musiał zmierzyć każdy kto prowadzi działalność gospodarczą i nie da się tego uniknąć. Niezależnie od charakteru prowadzonej działalności tworzy się liczne dokumenty, które będą wymagały odpowiedniego zabezpieczenia. Przechowywanie akt wymaga więc stworzenia do tego odpowiedniego miejsca, a jednocześnie uwzględnienia tego jak długo przechowywać dokumenty.

Dokumenty firmowe – różne rodzaje gromadzonych dokumentów

Przechowywanie dokumentów wynika bezpośrednio z wymogów prawa. Natomiast trzeba mieć świadomość, że gromadzone w firmie dokumenty będą zróżnicowane. W grę wchodzić mogą dokumenty księgowe, dokumenty pracownicze jak i też dokumenty wynikające z charakteru prowadzonej działalności. Można mówić o dokumentach dotyczących klientów, co może np. dotyczyć prawników jak i też o dokumentacji medycznej w przypadku tych firm, które będą prowadziły działalność w tej branży. Tym samym również okres przechowywania dokumentów jest bezpośrednio związany z tym o jaką dokumentację w danym przypadku będzie chodziło.

Dokumenty – księgowe, co się za nimi kryje i jak długo się je przechowuje

Podstawową grupą dokumentów będą te określane mianem księgowych. Pod tym pojęciem kryją się takie dokumenty jak:

• deklaracje podatkowe,
• dowody sprzedaży,
• księgowość pełna,
• księgowość uproszczona,
• akta pracowników,
• deklaracje do ZUS.

Wszystkie te dokumenty określać można mianem dokumentów księgowych. Jeśli chodzi jednak o przechowywanie dokumentów księgowych ten okres będzie zróżnicowany w zależności od tego o jakie konkretnie dokumenty będzie chodziło.

Jeśli są to dokumenty podatkowe to przechowywanie dokumentów obowiązkowe będzie przez okres 5 lat. Inaczej to wygląda jeśli w grę wchodzić będzie przechowywanie dokumentów pracowniczych. Mimo, że zalicza się je do dokumentów księgowych to ich przechowywanie będzie wymagało okresu 10 przy dokumentach dla ZUS i nawet 50 lat przy dokumentach pracowniczych.

Organizując przechowywanie dokumentów w firmie trzeba być świadomym tego jakie wymogi kryją się za okresami przechowywania. Dzięki temu będzie się można lepiej na to przygotować i między innymi w odpowiedni sposób będzie można planować miejsce, w którym wszystkie dokumenty będą zgromadzone.

Dokumenty z innych branż

Planując własną działalność trzeba mieć świadomość, że istnieją branże, w których okres przechowywania dokumentów będzie indywidualnie kształtowany. Świetnym przykładem będzie między innymi branża związana ze świadczeniem usług medycznych. Okazuje się, że w tym przypadku przechowywanie dokumentacji medycznej wymaga zachowania okresu 20 lat. To dokumentacja o newralgicznym charakterze, która dodatkowo zawiera dane osobowe i dlatego ten okres przechowywania jest przedłużony.

Planując organizację pracy z dokumentami w firmie warto więc mieć na uwadze wymogi prawa i kwestie praktyczne związane z organizacją i uporządkowaniem gromadzonych dokumentów.. Dzięki temu nie tylko będzie można spełnić wymogi prawa odnośnie okresu przechowywania dokumentów, ale będzie można również stworzyć takie warunki, w których dokumenty będą uporządkowane.

Źródło: https://www.rhenus-data.pl/