Co musisz wiedzieć o niszczeniu akt?
Niszczenie akt – co musisz wiedzieć, żeby nie narazić firmy na kary?
Przepisy RODO nakładają na przedsiębiorców wiele obowiązków. Jednym z nich jest niszczenie akt gdy upłynie termin ich przechowywania. Niszczenie dokumentów musi zostać przeprowadzone profesjonalnie. Wszelkie nieprawidłowości stwarzają ryzyko wycieku danych, a co za tym idzie ogromnych kar finansowych za udostępnienie wrażliwych informacji.
Dlaczego niszczenie dokumentów jest konieczne?
Wymóg niszczenia akt wynika zarówno z przepisów związanych z ochroną danych osobowych, jak i z konieczności zabezpieczenia informacji dotyczących bieżącej działalności firmy. Utrata wrażliwych danych naraża firmę nie tylko na kary finansowe, ale także na utratę zaufania klientów.
Czy niszczenie dokumentacji dotyczy tylko jej wersji papierowych?
Dokumenty kojarzą się najczęściej z papierem, ale rozwój technologii spowodował, że informacje zapisywane są na:
- nośnikach optycznych (jak płyty CD i DVD),
- magnetycznych (jak dyskietki),
- elektronicznych (USB czy SSD)
- na dyskach twardych.
Niszczenie akt musi dotyczyć każdej formy dokumentu. Nie warto ryzykować samodzielnego niszczenia danych, ponieważ nieprawidłowo wykonane nie gwarantuje usunięcia wszystkich informacji.
Czy warto zlecać niszczenie akt zewnętrznej firmie?
Aby zapewnić bezpieczeństwo prawne firmie związane z prawidłowym utylizowaniem dokumentów, warto powierzyć niszczenie akt profesjonalistom. Firma Rhenus Worldwide wykonuje całą procedurę zgodnie z normą ISO 21964 i posiada ponad dwadzieścia lat doświadczenia w niszczeniu dokumentów.
Proces niszczenia dokumentacji w taki sposób, by odtworzenie informacji stało się niemożliwe jest uciążliwy i pracochłonny. Najdrobniejsze uchybienie może zniweczyć całą pracę i narazić firmę na finansowe kary. Mogą być one bardzo dotkliwe. Aktualnie ich maksymalna wysokość określana jest na poziomie 20 mln euro lub 4% rocznego dochodu firmy.
Jak wygląda niszczenie akt?
Po zgłoszeniu dokumentów do zniszczenia są one odbierane z firmy lub placówki medycznej jeżeli chodzi o niszczenie dokumentacji medycznej. Dokumenty na czas przewozu do niszczarni są odpowiednio zabezpieczane (pakowane i plombowane), następnie przeprowadzone zostaje niszczenie akt zarówno w wersji papierowej jak i elektronicznej. Cały proces jest monitorowany i kończy się wykonaniem protokołu zniszczenia.
Częstotliwość odbioru dokumentów oraz forma ich przekazania jest elastycznie dopasowywana do potrzeb firmy. Bez względu jednak na to, czy odbierane są dokumenty w specjalnych, bezpiecznych szafkach, pudłach czy zwykłych segregatorach, za każdym razem firmy, które je utylizują, zadbają o zgodne z prawem zniszczenie akt.